Projektmanagement 2.0 oder: Wo bin ich, wenn ich überall bin?

Im Urlaub auf Bali mal schnell ein Dokument für die Kollegen in Berlin aktualisieren? In Echtzeit mitlesen, was gerade in einem politischen Gremium beschlossen wird? Die kaputte Ampel vor meiner Haustür direkt der Community melden? All das sind längst keine Utopien modernen Arbeitens mehr, sondern für viele der ganz normale Arbeitsalltag. Kreative Start-Ups, innovative Großunternehmen und findige Einzelpersonen entwickeln immer mehr Werkzeuge für einen digitalen Baukasten namens „Projektmanagement 2.0“. Ihr gemeinsames Ziel: das Zusammenarbeiten von jedem beliebigen Punkt aus zu ermöglichen. Doch lässt sich, was technisch machbar erscheint, auch kulturell in der Arbeitswelt verankern?

Heiter und wolkig

Die digitalen Möglichkeiten der Kollaboration erscheinen in fröhlichem Gewand, ihre Botschaft: Wir sind jung, frisch und unkompliziert. Und auch deshalb gerne genutzt. Die breite Produktpalette der Google-Familie wird zum gemeinsamen Bearbeiten von Dokumenten, Terminen und Fotos genutzt. Terminabstimmungen laufen über Doodle, einfache Live-Dokumentationen mit Etherpads wie Syncpad. Gemeinsam erarbeitete, dynamische Nachschlagewerke werden nicht mehr als Broschüren, sondern als Wiki angelegt. Und um überall auf die Dokumente aller Mit-Arbeiter zugreifen zu können, werden sie in die Dropbox geschoben. Die neueste Generation der Projektmanagement-Tools schafft es, eine Vielzahl dieser Einzellösungen zu integrieren, beispielsweise Basecamp, Hub Planner oder Asana. Möglich macht’s die Cloud: Daten werden nicht mehr lokal, sondern in einer überall verfügbaren „Wolke“ gespeichert. Wird es also gleichgültig, von wo wir arbeiten?

Raum für Ideen

Sicher wird die Organisation von Zusammenarbeit durch die stetig intelligenteren Projektmanagement-Tools erleichtert. Doch lassen sich innovative Prozesse nicht völlig von einem konkreten Ort lösen. Wissenschaftliche Studien zeigen: Weiterhin sind sie auf räumliche Nähe zwischen den beteiligten Personen angewiesen (vgl. Schmidt 2005: 39). Um nicht nur gemeinsame To Do-Listen abzuhaken, sondern auch komplexe Projekte und Ideen voranzutreiben, ist die Face-to-Face-Kommunikation weiterhin das Mittel der Wahl. Die im Netz berühmt gewordene Infografik „10 Levels of today’s communication“ zeigt schematisch, woran das liegt: Von Angesicht zu Angesicht sind wir uns schlicht näher und über mehrere Kanäle – visuell, sprachlich, olfaktorisch… – miteinander verbunden als beispielsweise über einen Facebook-Post.

Quelle Infografik: http://www.transmutationsciences.com/

Tools nicht ausschließend, sondern kumulativ denken

Doch zurück zu unserer Ausgangsfrage, ob wir tatsächlich von überall arbeiten können. Ich denke, die Antwort muss hier lauten: Ja, jedenfalls besser als je zuvor. Denn viele organisatorische Dinge waren nie so einfach und so ortsunabhängig zu erledigen wie heute. Man denke nur an die Möglichkeit, Kalender im Team zu synchronisieren und sofort wird die Stärke digitaler Kollaboration offensichtlich. Um jedoch wirklich „besser“ zusammenzuarbeiten, sollten auch die Stärken der „alten“ Kanäle – Meetings, Telefongespräche, E-Mails – voll ausgeschöpft werden. Denn eine persönliche Bindung und ein eigenes Commitment entsteht nicht durchs Benutzen eines Tools, sondern durch den richtigen Kommunikationsmix im Projekt.

„Every society fears a new technology, and when it eventually embraces it, it does it by declaring the death of the previous technology (which never dies completely) and adapts the vocabulary of the previous technology for its own uses.“ (Alberto Manguel, auf www browse around this web-site.contentsmagazine.com)

Um in diesem Sinne eine Faustregel zu wagen: Kollaborative Projektmanagement-Tools liefern eine gemeinsame Organisations- und Wissensbasis. Um persönliche Beziehungen zu stärken und Innovationen vorantreiben, ergänzen wir sie am liebsten noch immer mit persönlichen Gesprächen. Am besten mit ausgeschalteten Mobiltelefonen.

Dieser Text erschien in einer älteren Fassung im Online-Magazin „Deutschland und Russland“ vom Goethe-Institut Russland

Literaturtipp:
Schmidt, Jan (2005): Der virtuelle lokale Raum. Zur Institutionalisierung lokalbezogener Online-Nutzungsepisoden. München: Verlag Reinhard Fischer